Organigramme
Les professionnels et les compétences mobilisées
Les différentes fonctions et missions
Activité principale
Mandataire Judiciaire
- Assister et/ou représenter la personne protégée dans tous les actes à caractère administratif, financier, social et de la vie civile
Délégué juridique
- Assister et/ou représenter la personne protégée dans tous les actes à caractère juridique (gestion immobilière, succession, …)
Assistante mandataire
- Assurer le suivi et la mise à jour administrative des dossiers gérés par les mandataires judiciaires
- Gérer les comptes bancaires, enregistrer les factures
- Effectuer les déclarations fiscales et sociales des personnes protégée
- Elaborer les comptes rendus de gestions
Secrétaire chargé de l'accueil
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs
- Traiter le courrier entrant et sortant -GED).
Coordinatrice
- Assurer l’organisation et le contrôle de la gestion de l’activité des mandataires
- Assurer la fonction de référent technique auprès des mandataires
- Être le représentant de l’association pour les partenaires
Responsable administratif et comptable
- Assurer l’organisation et le contrôle de la gestion de l’activité des assistants mandataires
- Assurer la fonction de référent technique auprès des assistants mandataires
- Être le représentant de l’association pour les partenaires
Cheffe de service
- Gérer et organiser de l’activité
- Encadrer et manager les équipes de l’activité (mandataires et coordinateur)
- Piloter stratégiquement l’activité
- Contrôler la performance de l’activité
- Responsable de la Démarche d’Amélioration Continue de la Qualité
Service support
Assistante de direction
- Assurer le secrétariat de la Direction
- Assurer le suivi de l’activité en lien avec la cheffe de service
Comptable de l'association
- Assurer la gestion de la comptabilité et la gestion sociale de l’Association
- Gérer la trésorerie et la facturation
Directrice adjointe
- Mettre en œuvre les décisions prises par les instances délibératives
- Assurer l’administration générale de l’Association et la représenter
- Assurer la gestion informatique et du matériel de l’Association
Directrice
- Mettre en œuvre les décisions prises par les instances délibératives
- Assurer l’administration générale de l’Association et la représenter
- Diriger, animer, coordonner et contrôler les services
La professionnalisation
Pour exercer ce métier, les mandataires judiciaires doivent avoir des compétences en droit, connaître les dispositifs sociaux et posséder des capacités psycho-relationnelles.
Dans le but de développer la professionnalisation des équipes intervenant dans le cadre de la gestion des mesures de protection tant judiciaires qu’administratives, la formation est le levier principal.
C’est ainsi que dans les deux ans qui suivent leur embauche, les mandataires doivent prêter serment à l’issue de l’obtention du Certificat National de Compétence MJPM (formation obligatoire).
Qui sont les membres du conseil d’administration de tutelia composant la gouvernance de l association?
Les membres du Bureau
Présidente : Maria METAIS, depuis le 23/06/2023
1ère Vice-Présidente : Sylvie BOQUET
Trésorière : Sylvie BOQUET
Secrétaire : Yves CHARRIER
Membres du conseil administrateurs:
Jeanine COCHARD
Claude GILLET, depuis le 23/06/2023
Cosette JASCHINSKI, depuis le 23/06/2023
Autres membres Administrateurs au Conseil d’Administration :
Patrick PICARD – Représentant de la Mairie de La Rochette
Maurice ROBLAIN – Représentant de la Mairie de Souppes-sur-Loing
La gouvernance - Les instances
L’assemblée générale : les adhérents se retrouvent une fois par an pour définir les orientations de l’association. Ils élisent le conseil d’administration, approuvent les comptes annuels, et se prononcent sur les événements importants de la vie associative : achat ou vente de bien immobilier, modification des statuts par exemple, stratégie et orientations.
Le conseil d’administration : force de réflexion et de proposition. Il se réunit environ une fois par trimestre, pour s’assurer de la mise en application par le service des orientations fixées par l’assemblée générale. Il dispose de tous les pouvoirs qui ne sont pas réservés à l’assemblée générale : il élit son bureau, arrête les comptes et vote le budget, et désigne ses représentants dans les instances départementales, régionales, nationales, dont la FNAT.
Le bureau du conseil d’administration : exécute les décisions du conseil d’administration, expédie les affaires courantes dans l’optique de la continuité des actions de l’association. Il est composé de : une présidente et une vice-présidente, une trésorière, un secrétaire et éventuellement des administrateurs délégués.
Le service : la direction a un rôle d’information et de proposition auprès des instances associatives. Elle est également responsable de la mise en œuvre des orientations et directives données par le conseil d’administration. Elle est le lien entre les salariés du service et les administrateurs.
Les administrateurs et les commissions internes
Notre association bénéficie d’un conseil d’administration composé de membres engagés. Cet investissement se traduit par leur participation active au sein de commissions thématiques.
La participation des administrateurs au sein de l’activité se décline ainsi :
La commission juridique et immobilière
- Présence de 2 administrateurs et professionnels du service PJM
- Fréquence : 1 fois/mois
- Elle examine tous les dossiers traitant d’un acte de disposition autre que celui portant sur un patrimoine financier ou traitant d’un acte à caractère personnel.
La commission de gestion des avoirs des majeurs protégés
- Présence de 2 administrateurs et professionnels du service PJM
- Fréquence : 1 fois/mois
- Elle examine tous les dossiers relatifs à la gestion du patrimoine financier du majeur protégé à l’effet de procéder à des placements, des clôtures de comptes, des rachats de compte-titres ou de ventes, et de toute question financière concernant les protégés.
La commission de contrôle aléatoire
- Présence de 2 administrateurs et professionnels du service PJM
- Fréquence : 1 fois tous les 2 mois
- Elle a une mission générale de contrôle de la gestion administrative de l’Association, de la bonne application de l’ensemble des délégations, du respect des missions intégrées dans les fiches de postes, de l’application par le personnel des procédures internes, par sondage de l’activité du personnel et des dossiers gérés.
La commission des affaires sensibles
- Présence de 2 administrateurs et professionnels du service PJM
- Fréquence : selon les besoins liés aux enjeux de structure.
- Elle examine les dossiers de réclamations sensibles pour lesquelles la responsabilité civile de l’association pourrait être engagée.
Qui sont les professionnels de tutelia ?
TUTELIA : Une équipe pluridisciplinaire
Le service s’articule autour d’une équipe pluridisciplinaire d’environ 50 salariés, composée comme suit :
Les mandataires judiciaires à la protection des majeurs (MJPM)
Les MJPM ont pour mission d’assister et de contrôler ou de représenter les personnes qui, en raison d’une altération de leurs facultés mentales ou physiques, ne sont plus capables de défendre seules leurs intérêts. Ils exercent les mesures de protection de façon personnalisée en favorisant la participation. Ainsi ils recueillent les attentes et besoins des personnes protégées. Ils accompagnent un certain nombre de personnes protégées (à domicile ou dans des établissements). Ils s’occupent de la gestion financière et administrative (budget, factures, échéanciers, dossiers de surendettement, …). Ils ont un véritable rôle social puisqu’il est primordial que la personne gagne en autonomie par leur intervention.
Le délégué Juridique et patrimonial
Il est chargé du suivi des dossiers de succession (étude, analyse des projets d’actes, vérification des clauses juridiques) dans l’intérêt des majeurs protégés. Il assiste ou représente la personne protégée dans les actes à caractère juridique dans le domaine de la gestion immobilière et de la succession (mise en vente du bien immobilier, estimation, mandat de vente, signature du compromis à l’acte authentique). Il est également en charge des placements financiers.
Les assistantes MJPM
Elles travaillent en collaboration avec les MJPM dans la gestion administrative et financière (saisie des factures, montage des dossiers, renouvellement des droits, …). Elles sont un relais dans l’accompagnement de la personne protégée.
Les secrétaires chargées de l’accueil
Elles sont chargées de l’accueil physique et téléphonique, en lien avec les majeurs protégés et les mandataires judiciaires, et elles sont en charge de la numérisation et de l’indexation des courriers entrants et sortants.
Les coordinatrices
Elles assurent l’organisation et le contrôle de la gestion de l’activité des mandataires. Elles ont la fonction de référent technique auprès des mandataires. Elles représentent l’association auprès des partenaires.
La responsable administrative et comptable PJM
Elle organise et contrôle la gestion de l’activité des assistants mandataires et elle assure la fonction de référente technique auprès des assistantes de mandataires. Elle représente également l’association auprès des partenaires.
La cheffe de service PJM
Elle gère et organise l’activité. Elle encadre et manage les équipes de l’activité (mandataires et coordinatrices). Elle pilote stratégiquement et contrôle la performance de l’activité.
Elle est également responsable de la démarche d’amélioration continue de la qualité.
Si l’exercice de la mesure est assuré par le mandataire judiciaire à la protection des majeurs, celui-ci s’appuie sur une équipe pluridisciplinaire (délégué juridique, assistantes MJPM, chargées d’accueil, encadrement) pour répondre au mieux aux nécessités du mandat et aux besoins propres à chaque personne pour laquelle le service intervient.
Le service PJM bénéficie également de l’aide des services supports de l’Association, tels que les services généraux (direction, direction adjointe, délégué aux moyens internes, assistantes de direction, comptable).